Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti je bil sprejet 21. aprila 2023 in je začel veljati 20. maja 2023, uporabljati pa se bo začel šest mesecev po njegovi uveljavitvi, to je 20. novembra.
Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti je objavilo podrobnejša pojasnila o novostih, ki jih zakon prinaša, prav tako pa najpogostejša vprašanja in odgovore.
Obveznost »štempljanja« sicer že v veljavi
Obveznost vodenja evidenc, ki mu pogosto pogovorno pravimo kar »štempljanje«, kot dnevna obveznost obstaja že sedaj.
Novela zakona, ki se bo začela uporabljati 20. novembra, pa predvideva le podrobnejšo opredelitev o tem, kako jih voditi.
Namen je, da bodo urejene evidence v končni posledici v interesu obeh strank delovnega razmerja, tako delavca kot tudi delodajalca in da bodo upravičevale tudi svoj bistveni namen – verodostojnost evidence.
Cilji, h katerim stremi nov zakon
Inšpektorat Republike Slovenije za delo navaja, da so cilji, ki jih zasleduje zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti:
- jasnejša določitev razmerja, za katero je treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa,
- zagotovitev možnosti delavca, da se seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa,
- zagotovitev učinkovitejšega inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb o delovnem času, odmorih in počitkih delavca ter
- s tem zagotovitev spoštovanja določb o delovnem času ter zagotavljanju počitkov in odmorov, kar je pomembno z vidika obnavljanja fizičnih moči delavca, njegove delovne učinkovitosti, dolgoročnega ohranjanja delovne sposobnosti ter zagotavljanja varnosti in zdravja pri delu.
Kakšne so torej novosti?
Definicija delavca:
Prva novost je, da se jasneje in ožje definira delavca.
Delodajalec mora evidenco o delovnem času voditi ne le za zaposlene s pogodbo o zaposlitvi, temveč tudi za osebe:
- ki za delodajalca opravljajo samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, osebe,
- ki so vključene v delovni proces ali večinoma uporabljajo sredstva, ki so del delovnega procesa.
- osebe, ki pri delodajalcu opravljajo usposabljanje.
Nabor podatkov, ki jih delodajalec dnevno vpisuje v evidenco:
Druga novost je, da mora delodajalec v evidenco o izrabi delovnega časa obvezno vpisati naslednje podatke:
- čas prihoda in odhoda z dela,
- izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
- opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (npr. nočno, izmensko delo in podobno),
- opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali začasno prerazporejenem delovnem času,
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje.
Hramba evidence o izrabi delovnega časa
Novost je tudi dolžnost delodajalca, da ohrani evidenco o izrabi delovnega časa ter vso pripadajočo delovnopravno dokumentacijo na sedežu ali kraju opravljanja dela.
V evidenco se vpisujejo podatki na osnovi dokumentacije, ki se hrani na istem mestu.
Možnost delavca, da se seznani s podatki iz evidence
Delavec ima po novem pravico vpogleda v podatke v evidenci, in sicer:
Delodajalec je dolžan delavca pisno (lahko tudi preko elektronske pošte) obvestiti o podatkih iz evidence za pretekli mesec do konca plačilnega dne, prav tako lahko delavec enkrat tedensko zahteva, da ga delodajalec pisno seznani s podatki.
Obveznost elektronskega vodenja evidenc
Obveznost elektronskega vodenja evidenc se določa zgolj za delodajalce, ki jim je bila, na podlagi enega od členov zakona o delovnem razmerju, izrečena globa in traja dve leti.
Novost glede vodenja evidenc je tudi možnost, da predlog za elektronski način vodenja evidence delodajalcu podajo delavci.
Če delodajalec takšen predlog zavrne, mora svojo odločitev pisno utemeljiti in o tem obvestiti Inšpektorat Republike Slovenije za delo.
Štempljati se boste morali tudi, če boste v pisarni jedli sendvič
Pri najpogosteje zastavljenih vprašanjih glede novega zakona smo za vas našli tudi nekaj zanimivih odgovorov.
Nekoga je zanimalo, ali mora delavec odmor označiti, tudi če v pisarni za mizo poje sendvič. Odgovor je bil zanimiv.
»Da, tudi v teh primerih je potrebno odmor zabeležiti. Odmor namreč ni samo takrat, ko oseba zapusti poslovno stavbo. Če hrano prinese s seboj, ga namreč koristi na delovnem mestu. Od 20. novembra naprej bo tudi takšnega treba označiti.«
Prav tako bo treba voditi evidence v primeru, da ima podjetje najete čistilke, ki opravljajo delo v poslovnih prostorih.
»Naročnik pa bo moral za te osebe, ki niso zaposlene pri naročniku, voditi evidenco o izrabi delovnega časa v času, ko opravljajo delo na poslovnih objektih naročnika,« odgovarjajo na ministrstvu.
Zanimivo je tudi, da lahko delavec na lastno željo 30 minutni odmor za namen malice izrabi tekom dneva v več delih, slednjega pa mu delodajalec ne more prepovedati.
»Čas odmora ni določen v nepretrganem trajanju in se lahko določi tudi v več delih, saj je smisel odmora predvsem v tem, da se delavcu omogoči krajši premor (ali več premorov) med delom in s tem povrnitev nekaterih psihofizičnih sposobnosti.«
Odgovore na druga najpogostejša vprašanja o novem zakonu pa si lahko dodatno preberete s klikom na povezavo.
Kakšne pa bodo globe za kršitve?
Za konec naj omenimo, da nova zakonodaja prinaša višje globe za kršitve v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa.
Delodajalci se lahko soočajo s kaznimi od 1500 do 20.000 evrov, odgovorne osebe v podjetju pa so lahko kaznovane z globami od 150 do 2000 evrov.
Za kršitve v zvezi z vodenjem elektronskih evidenc pa bodo globe še višje.
